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Un ciudadano necesita obtener un certificado de antecedentes penales para un trámite legal. Comienza su odisea en la comisaría local, donde le informan que debe dirigirse a la oficina de identificación civil para iniciar el proceso. Al llegar allí, se encuentra con una larga fila de personas esperando ser atendidas. Después de esperar quince minutos, finalmente llega su turno, solo para ser informado de que necesita completar un formulario específico que solo está disponible en una oficina de correos cercana. Después de otra espera y un gasto adicional por el formulario, regresa a la oficina de identificación civil solo para descubrir que ha olvidado traer una copia de su documento de identidad. Nuevamente, se dirige a una copistería cercana, donde espera nuevamente para obtener una copia del documento. Tiempo total estimado: varios días.

Pues esta experiencia resalta la necesidad de simplificar y agilizar trámites mediante la digitalización y el uso de certificados digitales. Implementar certificados digitales no solo agiliza procesos, sino que también fortalece la seguridad y confianza en las transacciones electrónicas, aspectos cruciales hoy en día

¿Qué es un Certificado Digital?

Antes de adentrarnos en los detalles sobre cómo elegir el mejor certificado digital, es importante comprender qué es exactamente un certificado digital y por qué es importante para las empresas. En términos simples, un certificado digital es un archivo electrónico que se utiliza para verificar la identidad de una persona o entidad en línea. Funciona como una credencial digital que permite realizar transacciones seguras y firmar documentos de forma electrónica. Piensa en un certificado digital como tu pasaporte o licencia de conducir en el mundo real. Sirve para demostrar quién eres en internet y puede ser revisado por personas de confianza, como las autoridades que lo emitieron.

Importancia para las empresas

En el contexto empresarial, los certificados digitales desempeñan un papel crucial en la protección de la información confidencial y en la garantía de la autenticidad y la integridad de las transacciones en línea. Ayudan a proteger información importante y aseguran que las transacciones en internet sean auténticas y seguras. Las empresas los usan para muchas cosas, desde verificar quién está accediendo a sus sistemas hasta firmar contratos digitalmente.

También son fundamentales para garantizar que las comunicaciones en línea sean privadas y seguras, mediante conexiones seguras SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security). En términos simples, SSL/TLS es una tecnología que protege la información que viaja a través de internet. Imagina que estás enviando un mensaje a alguien, SSL/TLS sería como colocar ese mensaje dentro de una caja cerrada y sellada antes de enviarlo. Esto asegura que nadie más pueda abrir la caja y leer el mensaje mientras viaja por la red.

Tipos de Certificados Digitales

Para elegir el certificado digital adecuado para tu empresa, es importante entender los diferentes tipos disponibles y cómo se utilizan. En el mundo empresarial, hay varios tipos de certificados digitales que se pueden usar para mejorar la seguridad de las operaciones.

Algunos de los más comunes incluyen:

• Certificados SSL/TLS: Sirven para proteger la comunicación entre un sitio web y un navegador, asegurando que las transacciones en línea sean seguras y la información transmitida esté protegida.
• Certificados de firma digital: Utilizados para verificar la autenticidad de documentos y firmas electrónicas, garantizando que la información sea legítima y las partes involucradas sean quienes dicen ser.
• Certificados de correo electrónico: Protegen la confidencialidad de los correos electrónicos y aseguran que provengan de fuentes legítimas al cifrar y autenticar los mensajes.
• Certificados de autenticación de cliente: Permiten a los usuarios autenticarse en plataformas en línea, asegurando que solo los usuarios autorizados accedan a servicios específicos.
• Certificados de código: Utilizados en el desarrollo de software para asegurar que el código fuente sea auténtico y no haya sido alterado sin autorización, garantizando así la seguridad y la integridad del software.

Requisitos legales en España

Cuando hablamos de certificados digitales en España y su validez legal, dos piezas clave de la legislación entran en juego. Por un lado, la Ley 59/2003, de Firma Electrónica, establece el marco legal para el uso de firmas electrónicas y certificados digitales en el país, otorgándoles validez y equiparándolos en muchos casos a las firmas manuscritas. Por otro lado, el Reglamento (UE) 910/2014, también conocido como eIDAS, es una normativa europea que proporciona un marco legal para los servicios de identificación electrónica y confianza en toda la Unión Europea, facilitando el reconocimiento mutuo de identificaciones electrónicas entre los Estados miembros. Estas leyes son fundamentales para garantizar la validez y la seguridad de las transacciones electrónicas en España y en el ámbito europeo

Factores a considerar al elegir un Certificado Digital

Al seleccionar un certificado digital para tu empresa, hay varios factores clave que debes tener en cuenta para garantizar que satisfaga tus necesidades y objetivos específicos. Algunos de los factores más importantes a considerar incluyen:

• Uso: lo quieres para uso personal o para uso empresarial. Dependiendo si necesitas que quede registrado tu cargo, o si tienes poderes, o si actúas en nombre propio, tendrás que elegir los certificados empresariales (representante legal, perteneciente a empresa, sello de empresa) o los de persona natural
• Formato: Existen diferentes formatos de certificados digitales, desde el más simple, el certificado en software instalado en tu computador, hasta los certificados centralizados o en “nube” en el que podrás utilizar el certificado en diferentes equipos, incluidos móviles y tabletas

• Soporte técnico: Considera la disponibilidad de soporte técnico en caso de problemas o consultas. Ya que muchas veces optamos por soluciones gratuitas o de bajo coste, pero que no nos brindan soporte en el uso ni tenemos posibilidad de acceder a aplicaciones que permitan sacarle el máximo partido al certificado.

• Costo: Analiza el costo total, incluyendo emisión, renovación y mantenimiento del certificado.
• Facilidad de implementación: Evalúa lo fácil que es implementar el certificado en tus sistemas y procesos empresariales.
• Reputación del proveedor: Investiga la reputación y experiencia del proveedor en cumplimiento de normativas y calidad de soluciones de seguridad.

Proceso de implementación

• Los certificados digitales son emitidos por terceros de confianza llamados Autoridades de Certificación (CA, por sus siglas en inglés). Las cuales son acreditadas bajo normativas eIDAS o Webtrust, según la región, para poder prestar el servicio con pleno valor legal.
• Cuando obtienes un certificado digital, la CA (en este caso Lleida.net) verificará tu identidad y te emitirá un certificado digital cualificado, que estará compuesto por tus datos personales (nombre, apellidos, documento de identificación, email y, en su caso, datos de tu empresa), una clave pública y una clave privada La clave privada estará bajo tu control y sólo tú podrás utilizarla. La clave pública podrás compartirla con terceros.
• Todo lo que se cifra con una de las claves pública o privada se descifra con la otra. Es decir, si ciframos con la pública solo podremos descifrar con la privada y viceversa.
• Debido a esto tu clave pública se puede utilizar para cifrar datos, ya que solo tú podrás descifrar el contenido porque eres el único que tiene acceso a la clave privada y tu clave privada la utilizarás para firmar documentos o datos, ya que cualquiera que tenga la clave pública podrá descifrar el mensaje y saber que tú eras el único que pudo firmar el documento o dato.

Beneficios empresariales y riesgos de No utilizarlos

Ya hemos discutido los numerosos beneficios de utilizar certificados digitales, pero ¿qué sucede si una empresa opta por no usarlos? Aquí tienes algunos riesgos importantes a considerar:

1. Vulnerabilidades de seguridad: Sin certificados digitales, los sistemas pueden estar expuestos a errores en los certificados instalados, lo que podría dejar abiertas puertas a vulnerabilidades de seguridad y posibles interrupciones en el servicio.
2. Riesgos cibernéticos: La falta de uso de Autoridades de Certificación (CA) confiables puede facilitar ataques de intermediarios, phishing y accesos no autorizados, comprometiendo así la seguridad de los sitios web y la información del cliente.
3. Problemas de cumplimiento: La ausencia de certificados digitales puede llevar a incumplimientos de regulaciones de la industria y normas de seguridad, lo que podría tener graves consecuencias legales y dañar la reputación de la empresa.
4. Violaciones de datos: Sin certificados digitales, los datos sensibles de la empresa pueden estar expuestos a la interceptación por parte de ciberdelincuentes, lo que podría ocasionar accesos no autorizados, violaciones de datos y pérdidas financieras significativas.
5. Ineficiencia y costos: La gestión manual de certificados puede ser engorrosa, propensa a errores y costosa, lo que puede dar como resultado retrasos en la implementación del servicio, aumento del tiempo de inactividad y debilitamiento de la seguridad general de la empresa.
6. Falta de confianza y daño a la marca: La omisión de certificados digitales puede minar la confianza del cliente y dañar la reputación de la empresa, especialmente si ocurren incidentes de seguridad o violaciones de datos que podrían haberse evitado con el uso adecuado de certificados digitales.

Conclusión

En resumen, la era digital está aquí para hacer nuestra vida más fácil y rápida. Los certificados digitales te ayudan con el complicado papeleo. Desde obtener certificados hasta firmar documentos electrónicos, todo se vuelve más rápido y seguro con la digitalización.

En Lleida.net, estamos comprometidos a hacer que la tecnología sea accesible para todos. Descubre cómo nuestros servicios pueden hacer que tu vida sea más sencilla y segura.

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Latinpay es una empresa de servicios financieros que facilita los pagos a micro y pequeñas empresas en Perú. Latinpay logra esto dándole la opción a sus clientes de cobrar de una manera mucho más fácil y rápida desde la banca móvil, sin invertir en equipos caros o retrasarse con implementaciones tediosas.

Julio Mejías, actualmente CEO de Latinpay, nos cuenta cómo ha sido su experiencia con el correo electrónico certificado de Lleida.net y los beneficios ha traído su empresa.

Retos previos al Correo Electrónico Certificado

¿Cómo trabajabais antes de usar el correo electrónico certificado?

Antes de utilizar el servicio del correo electrónico certificado lo que sucedía es que no teníamos una forma de demostrar que efectivamente si se había entregado a un correo y sobre todo tener una prueba fehaciente.

La única forma era hacerlo vía notarial, pero era muy tedioso…

¿Qué tipo de solución estabais buscando?

La solución que buscábamos básicamente era una que nos facilite el flujo de notificación. Podía ser una notificación física o virtual, pero tenía que otorgarnos la legalidad necesaria que se requería.

El proceso de incorporación del Correo Electrónico Certificado

¿Qué procesos cambiaron cuando empezasteis a utilizar el correo electrónico certificado?

El proceso que cambiamos dentro de la empresa luego implementar el servicio del correo electrónico certificado, es que ya no tenemos que hacer la notificación física, todo es en línea, nos ahorra bastante tiempo y sobre todo los certificados los podemos almacenar por mucho tiempo.

¿Qué es lo que más te gusta del correo electrónico certificado?

¡Lo que más me gusta del correo electrónico certificado es básicamente la simplicidad! 

Simplemente, hay que colocar una copia al email certificador, ¡y listo!, no hay que hacer tantos pasos… O hay que instalarse alguna extensión… o algo por el estilo. 

Es muy muy simple.

Simplificación de procesos y reducción de tiempo y costes

¿Viste resultados rápidos?

Sí, vi resultados rápidos y cumplió con nuestras expectativas, debido a que prácticamente el documento que emite contiene todo lo necesario y es válido ante tanto cualquier entidad y nos sirve para demostrar que realmente cumplimos con la debida diligencia.

¿En qué os ha beneficiado?

Básicamente en lo que nos ha ayudado o beneficiado es en simplificar los procesos.

Anteriormente, teníamos que realizar todo este proceso de manera manual y presencial. Nos ha simplificado muchísimo en tanto en tiempo y en procesos en general.

Los resultados concretos y que obtuvimos en primera instancia, es reducción, la reducción del tiempo y reducción de costes. 

Los costes se han reducido hasta en un 80 % 

Y en cuanto al uso, nuestro personal se siente mucho más tranquilo de solo copiar y colocar un correo electrónico certificador. No tener que realizar nuevamente el proceso de edición del correo con copia a alguien… u obtener una copia del documento impreso, sellarlo, firmarlo, pasar de una firma otra firma, etc.

¡Nos simplifica bastante la vida!

Con servicio del correo electrónico certificado, copiamos al correo certificado y ya está, ¡no tenemos nada más que hacer!

Tenemos la prueba y que hemos realizado la debida diligencia, y ante una eventual contingencia tenemos cómo cubrirlo.

¿Lo recomendarías?

Sí recomendaría el servicio. Lo recomendaría a básicamente a empresas de todos los sectores que busquen simplificar los procesos de notificación o algo por el estilo. Empresas que busquen simplemente no guarda tanto papel y que sobre todo las notificaciones que se realicen sean tiene una validez legal y los protejan ante cualquier contingencia.

La recuperación del IVA en facturas impagadas es un proceso importante para cualquier empresa que quiera maximizar sus ingresos. También es un proceso cada vez más complicado, con regulaciones que cambian constantemente y requisitos que son cada vez más estrictos. En esta guía, se explicará todo lo que necesitas saber sobre cómo recuperar el IVA de impagos y facturas impagadas para asegurarte de que no pierdes dinero que te corresponde y algunas novedades importantes que se han introducido en la Ley de presupuestos para el 2023 sobre el proceso de recuperación del importe del Impuesto del Valor Añadido para aquellas facturas impagadas.

La reducción del importe para reclamar la devolución del IVA

Recientemente, se ha reducido la cantidad de IVA que se puede recuperar en facturas impagadas, lo que significa que es más importante que nunca tener un buen sistema en su lugar para reclamar el IVA. Actualmente, el importe mínimo para reclamar la devolución del IVA es de 50 euros. Anteriormente, el importe mínimo era de 400 euros. Esto significa que, para las facturas impagadas de cantidades menores a 50 euros, no se puede reclamar la devolución del IVA.

Esta reducción en el importe mínimo para reclamar la devolución del IVA significa que es aún más importante que tengas un buen sistema para reclamar la devolución del IVA de facturas impagadas. Si no tienes un sistema en su lugar, es posible que pierdas dinero que te corresponde.

Requisitos para recuperar el IVA en facturas impagadas

La Agencia Tributaria establece como condición primordial para las pequeñas empresas y autónomos, que la factura haya sido emitida al cliente y el pago hubiera vencido, permaneciendo está impaga durante un lapso superior a seis meses desde el momento en que se generó el impuesto, es decir, cuando tuvo lugar la transacción.

Si la factura aún no se ha vencido, no se puede recuperar el IVA. También es importante recordar que solo se puede recuperar el IVA si la factura se ha emitido correctamente, lo que significa que todos los requisitos de facturación se han cumplido.

Cómo recuperar el IVA en facturas impagadas

Una vez que se hayan cumplido los requisitos necesarios, puedes comenzar el proceso de recuperación del IVA en facturas impagadas. 

El primer paso es enviar una reclamación al cliente que no ha pagado la factura. Esta carta debe incluir los detalles de la factura, el importe total impagado y el IVA que se está reclamando.

Hasta ahora era necesario que, entre otros requisitos temporales y administrativos, que la empresa hubiese instado su cobro mediante reclamación judicial o mediante requerimiento notarial, pero ahora también se permite que sea por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación del cobro.

Es en este punto donde Lleida.net puede ayudarte con la solución de notificaciones electrónicas certificadas. Lleida.net, como primera operadora certificadora en España, dispone de un amplio abanico de servicios en los que interviene como prestador de servicios de confianza acorde con el Reglamento Europeo de Identificación Electrónica y Servicios de confianza (eIDAS).

En el supuesto que nos ocupa, y con la finalidad de reclamar de forma fehaciente el pago de una factura, dispones de los siguientes métodos:

• SMS Certificado:  comunicación mediante SMS
• Correo electrónico certificado: comunicación mediante correo electrónico 
• Openum: plataforma de envío de documentos con acreditación de acceso a su contenido
• Openum eIDAS: plataforma de envío de documentos con acreditación de acceso a su contenido y por parte de su destinatario mediante certificado digital

En todos ellos, Lleida.net emite una evidencia en soporte PDF en la que se relacionan los eventos detallados que acreditan que la reclamación ha sido efectuada. La evidencia que emite Lleida.net es un documento electrónico sobre el cual no se podrá negar los efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procesos administrativos y judiciales.

Si el cliente no responde a la reclamación, lo más probable es que necesites tomar medidas legales para recuperar el IVA. Esto implica presentar una demanda en el juzgado competente. En algunos casos, también puede ser necesario contratar un abogado para representar a su empresa en el juicio.

¿Cómo saber el plazo de una factura?

Es importante conocer el plazo para reclamar la devolución del IVA de una factura. En algunos casos, el plazo puede ser de cuatro años, como en España, mientras que en otros países puede ser diferente. Para saber el plazo para reclamar la devolución del IVA de una factura certificada, es necesario consultar la legislación fiscal correspondiente.

También es importante tener en cuenta que el plazo para reclamar la devolución del IVA comienza a partir de la fecha de vencimiento de la factura. Esto significa que, si la factura se venció el 1 de enero de 2019, el plazo para reclamar la devolución del IVA finaliza el 1 de enero de 2023.

Conclusiones: La importancia de actuar en las facturas impagadas y la recuperación del IVA

La recuperación del IVA en facturas impagadas es un proceso importante para cualquier empresa que quiera maximizar sus ingresos. Es importante tener un buen sistema en su lugar para asegurarse de que se recuperan todos los importes correspondientes. También es importante que tengas en cuenta las consideraciones legales y fiscales al recuperar el IVA en facturas impagadas.

Ahora lo tienes más fácil para la recuperación del IVA con los servicios de Lleida.net, puesto que te permite ahorrar costes por cuanto la media de precio para cada comunicación certificada de Lleida.net no supera el importe de 1 euro.

Lleida.net además es prestador cualificado de servicios de confianza, lo que implica una supervisión constante por parte de los organismos reguladores que se superan año a año, garantizando calidad y seguridad en la prestación de los servicios.

¿Te atreves a probarlo con nosotros?